Elektronische Kasse wird Pflicht: Wichtige Infos für

⏱ 4 Min. Lesezeit · Stand: 04.09.2026

Ab dem 1. Januar 2028 wird die Nutzung elektronischer Kassen für Handwerker mit einem Jahresumsatz von über 100.000 Euro Pflicht. Dies hat weitreichende Auswirkungen auf die Branche und die steuerlichen Verpflichtungen.

Ab dem 1. Januar 2028 wird die Nutzung elektronischer Kassen für Handwerker mit einem Jahresumsatz von über 100.000 Euro zur Pflicht. Diese Regelung ist Teil eines umfassenden Gesetzesentwurfs, der darauf abzielt, Steuerhinterziehung zu bekämpfen und die Digitalisierung des Steuerrechts voranzutreiben. Der Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums (BMF) wurde am 7. August 2026 veröffentlicht und stellt eine bedeutende Veränderung für die Branche dar.

Was ist die Kassenpflicht für Handwerker?

Die Kassenpflicht verpflichtet alle Betriebe, die bislang eine offene Kassenführung genutzt haben und deren Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden. Dies betrifft insbesondere Handwerksbetriebe, die in der Vergangenheit möglicherweise auf traditionelle Kassenmethoden gesetzt haben. Die Einführung dieser Regelung soll dazu beitragen, die Transparenz im Finanzwesen zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu erschweren.

Mit der neuen Regelung wird ein § 146b in die Abgabenordnung (AO) eingeführt, der die Nutzung eines elektronischen Kassensystems mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorschreibt. Diese Systeme müssen alle Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen und Einlagen aufzeichnen, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.

Wann tritt die Kassenpflicht in Kraft?

Die Kassenpflicht tritt am 1. Januar 2028 in Kraft. Für Unternehmen, die die Umsatzgrenze im Jahr 2027 überschreiten, gilt eine Übergangsregelung, die es ihnen ermöglicht, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Diese Unternehmen müssen die Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028 umsetzen. Für Betriebe, die die Umsatzgrenze erstmals ab 2028 überschreiten, gilt die Kassenpflicht jeweils ab dem 1. April des Folgejahres.

Es ist wichtig, dass Handwerker sich frühzeitig mit den neuen Regelungen vertraut machen, um mögliche Strafen und Bußgelder zu vermeiden. Die Nichteinhaltung der Kassenpflicht kann zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen, da neue Straf- und Bußgeldvorschriften eingeführt werden, die bei Verstößen gegen die Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems drohen.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?

Die neuen Regelungen bringen auch umfangreiche Straf- und Bußgeldvorschriften mit sich. Insbesondere der Einsatz, das Bewerben und das In-Verkehr-Bringen von Manipulationsprogrammen für elektronische Aufzeichnungssysteme wird strafbar. Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems sowie gegen die Belegbereitstellungspflicht drohen Bußgelder. Diese können je nach Schwere des Verstoßes erheblich ausfallen.

Zusätzlich wird ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro festgesetzt, wenn die Pflicht zur Einräumung des Datenzugriffs nicht erfüllt wird. Dies betrifft insbesondere die elektronische Buchführung, die ohne Genehmigung in ein Drittland verlagert wird. Handwerker sollten sich daher gut informieren und sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten.

Wie wird die Belegausgabepflicht angepasst?

Ein weiterer wichtiger Aspekt der neuen Regelungen ist die Anpassung der Belegausgabepflicht. Ab dem 1. Januar 2028 wird die bisherige Pflicht zur Ausgabe von Papierbelegen durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt. Dies bedeutet, dass Handwerker ihren Kunden in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitstellen müssen.

Die Ausgabe eines Papierbelegs wird damit nicht mehr der Regelfall sein. Stattdessen können Handwerker beispielsweise QR-Codes zur Verfügung stellen, über die Kunden ihre Belege herunterladen können. Diese Maßnahme soll nicht nur die Bürokratie reduzieren, sondern auch einen Beitrag zum Umweltschutz leisten, indem die Menge an Papierbelegen verringert wird.

Was müssen Handwerker jetzt tun?

Handwerker sollten sich frühzeitig auf die bevorstehenden Änderungen vorbereiten. Dies bedeutet, dass sie sich über die neuen Anforderungen informieren und gegebenenfalls in ein elektronisches Kassensystem investieren müssen. Die Umstellung auf ein elektronisches Aufzeichnungssystem kann organisatorische, bürokratische und finanzielle Belastungen mit sich bringen, die es zu berücksichtigen gilt.

Ein Tipp für Handwerker ist, sich bereits jetzt mit Anbietern von Kassensystemen in Verbindung zu setzen, um die besten Lösungen für ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Zudem sollten sie sich über die technischen Vorgaben informieren, die für die Nutzung eines elektronischen Kassensystems erforderlich sind, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Fazit

Die Einführung der Kassenpflicht für Handwerker ab dem 1. Januar 2028 stellt eine bedeutende Veränderung dar, die sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringt. Während die Digitalisierung des Steuerrechts vorangetrieben wird, müssen Handwerker sich auf neue Anforderungen einstellen und gegebenenfalls in moderne Kassensysteme investieren. Eine frühzeitige Vorbereitung ist entscheidend, um die gesetzlichen Vorgaben rechtzeitig zu erfüllen und mögliche Strafen zu vermeiden.

Häufige Fragen

Quellen: Google News

Symbolbild: Handwerker mit elektronischer Kasse im Einsatz · Foto: Hook Tell / Pexels